Записи с меткой Venta4Net

0

Автоматизация факсимильной связи

ФаксСитуация:

У компании действует центральный офис в г. Москва и ряд региональных офисов на территории России. Одной из функций центрального офиса является финансовый контроль и учет расходов всех подразделений компаний, в том числе и региональных офисов.

Для повышения эффективности данной функции в компании разрабатывается и внедряется система документооборота по заявкам на исходящие платежи на базе 1С:Предприятие. Внешний документооборот организован таким образом, что все региональные офисы визируют счета на оплату и факсовым сообщением передают его в центральный офис, после чего данное сообщение сканируется, заносится в систему 1С ответственными лицами и проходит процедуру утверждения.

Для организации внешнего документооборота по приему счетов от поставщиков необходима централизованная система приема и управления факсовыми сообщениями.

Задача:

Руководством компании поставлены следующие задачи по организации в компании централизованной работы с факсимильными сообщениями:

  • Централизованное хранение принятых и отправленных сообщений
  • Централизованная рассылка с возможностью голосового оповещения с просьбой принять факсимильное сообщение
  • Прием сообщений на один номер, с распределением факсимильных сообщений по отделам на основе голосового меню
  • Централизованная рассылка факсов: сканирование документа и отправка на указанный номер факса-получателя

Решение:

Были рассмотрены все основные решения по приему и управлению факсовых сообщений, из которых оптимальным для решения поставленных задач было признанно решение на базе системы Venta4Net.

Достоинства:

  • полнофункциональная среда для работы с факсовой корреспонденцией, функционально соответствующая всем предъявляемым требованиям

Недостатки:

  • разработчик системы не предоставляет информацию о совместимом оборудовании, что требует дополнительных работ по тестированию системы на различном оборудовании
  • не налажена служба технической поддержки со стороны разработчика, что дополнительно увеличивает сроки внедрения

Результат внедрения:

В рамках проекта было создано программно-аппаратное решение, позволившее решать следующие задачи:

  • протоколирование входящей и исходящей факсовой корреспонденции с сохранением копий переданных документов
  • интеграция с рабочими местами сотрудников (единый центр отправки факсов на рабочем месте каждого сотрудника)
  • отсутствие необходимости приобретения факсимильного аппарата или МФУ. Для отправки факсов с твердого носителя используется встроенный в программу модуль сканирования
  • интеграция с управленческой системой на базе 1С:Предприятие
  • создание голосового меню с распределением корреспонденции между отделами или отдельными сотрудниками
  • разделение прав доступа. Возможность выделить диспетчеров, имеющих право распределять факсы между сотрудниками
  • возможность автоматической рассылки факсов, в том числе с зачитыванием перед отправкой голосового сообщения

В дальнейшем планируется тиражирование в региональные офисы с созданием единой базы данных факсовых сообщений.

www.prosperity-systems.ru